Dit document bevat een nadere uitleg over de achtergronden en werking van de functionaliteit ‘Kwalificaties’ binnen SRM.

Achtergrond

Wat is een verklaring?

Wat is een verklaringsdocument?

Geldigheid

Typen verklaringen

Notificaties

Achtergrond

Inkopende organisaties vragen met enige regelmaat documenten op bij leveranciers. Denk hierbij aan een bewijs van inschrijving Kamer van Koophandel of een ISO9001-certificaat. Het doel hiervan is veelal: vaststellen of leveranciers voldoen aan de eisen die de organisatie op bepaalde gebieden stelt aan haar leveranciers. Voorbeelden van aandachtsgebieden waarop dit speelt zijn: kwaliteitsmanagement, milieumanagement en informatiebeveiliging. Meer specifieke gebieden zijn de CKB-regeling, hygiëne en ketenaansprakelijkheid. Doorgaans zijn niet alle gebieden relevant voor elke leverancier. Zo heeft een aannemer te maken met de CKB-regeling en een softwareleverancier niet.

Bij veel organisaties lukt het opvragen van documenten nog wel. Dit gebeurt ad-hoc of als onderdeel van een aanbesteding of offerteaanvraag. Het probleem ligt echter bij het beheer en het behouden van overzicht. Het belangrijkste vraagstuk bij beheer is: hoe documenten actueel te houden? Certificaten kennen bijvoorbeeld een bepaalde geldigheid. Bij overzicht speelt vooral de vraag: hoe geef ik mijn organisatie inzicht in op welke terreinen een leverancier over de juiste documenten of certificaten beschikt? De functionaliteit ‘Verklaringen’ biedt voor deze vraagstukken een oplossing. Documenten worden centraal vastgelegd en op effectieve wijze actueel gehouden. Met als resultaat een altijd actueel overzicht van de status van de verklaringen van een leverancier en verlaging van de administratieve lasten.

Wat is een verklaring?

Een verklaring is een instrument waarmee bewaakt kan worden of een leverancier voldoet aan de gestelde eisen op een specifiek aandachtsgebied. Voor elk aandachtsgebied (bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement of milieumanagement) dat een inkopende organisatie wil bewaken wordt een verklaring aangemaakt. Verklaringen worden toegevoegd aan een leverancier wanneer het betreffende aandachtsgebied relevant is voor een leverancier. Dit om te voorkomen dat verklaringen voor niet relevante aandachtsgebieden zichtbaar worden bij een leverancier.

Wat is een verklaringsdocument?

Om vast te kunnen stellen of een leverancier voldoet aan de gestelde eisen kan aan een verklaring een document (of set van documenten) toegevoegd worden. Dit wordt een verklaringsdocument genoemd. Uit de inhoud hiervan moet blijken of een leverancier voldoet aan de gestelde eisen. Een verklaringsdocument kan één document zijn (bijvoorbeeld een ISO9001-verklaring) of een set van documenten (bijvoorbeeld een milieuhandboek, toelichting milieuhandboek en directieverklaring milieuhandboek).

Geldigheid

De bewijsvoering van een leverancier dat deze voldoet aan de gestelde eisen voor een bepaald aandachtsgebied kent een geldigheid. Het is immers niet zo dat ‘als je voldoet’, je dan ‘voor altijd voldoet’. Zo heeft een certificaat als bijvoorbeeld ISO9001 een formele einddatum. Dat geldt voor meer documenten. Per verklaring kunnen meerdere (elkaar in geldigheid opvolgende) versies van een verklaringsdocument toegevoegd worden. Elk verklaringsdocument kent daarbij zijn eigen geldigheid. Initieel wordt aan de verklaring ‘Kwaliteitsmanagement’ bijvoorbeeld een ISO-certificaat geldig voor de periode 2011-2012 toegevoegd. Op een later moment wordt aan dezelfde verklaring een ISO-certificaat voor de periode 2013-2014 toegevoegd. Een verklaring zal doorgaans na verloop van tijd meerdere verklaringsdocumenten bevatten.

Typen verklaringen

Als het gaat om het bepalen van de geldigheid van de bewijsvoering van leveranciers zijn er twee typen documenten:Het eerste type betreft documenten waarop een ‘formele’ einddatum is aangegeven. Uit deze einddatum kan direct de einddatum van de geldigheid van het document worden vastgesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor een ISO9001-certificaat waarop de geldigheid in de vorm van een formele start- en einddatum staat vermeld.

Het tweede type betreft documenten zonder een formele einddatum qua geldigheid. Een voorbeeld hiervan is een bewijs van inschrijving Kamer van Koophandel (KvK-verklaring). Dit document kent een uitgiftedatum maar geen einddatum. Andere voorbeelden zijn een ‘Akkoordverklaring inkoopvoorwaarden’ of een ‘eigen’ kwaliteits­managementsysteem dat niet gecertificeerd is.

Vanwege deze twee typen documenten kent SRM twee typen verklaringen:

1. De Start/einddatum-verklaring.
2. De Uitgiftedatum-verklaring.

Start/einddatum verklaring

Wanneer verwacht wordt dat de aangeleverde bewijsvoering voor een bepaald aandachtsgebied een formele start- en einddatum bevat wordt een Start/einddatum-verklaring gebruikt. Met dit type verklaring heeft de leverancier bij het toevoegen van een verklaringsdocument de mogelijkheid een start- en einddatum in te voeren, die aangeven hoe lang de documenten geldig zijn. Deze datums dienen overeen te komen met de start- en einddatum op het verklaringsdocument (bijvoorbeeld het ISO9001-certificaat).

Uitgiftedatum-verklaring

Wanneer verwacht wordt dat de bewijsvoering voor een bepaald aandachtsgebied geen formele einddatum bevat wordt het type Uitgiftedatum-verklaring gebruikt. Bij dit type verklaring wordt in SRM de geldigheid van de verklaring bepaald door bij de uitgiftedatum van het verklaringsdocument een door de inkopende organisatie vastgestelde geldigheidstermijn op te tellen. 

Binnen de Uitgiftedatum-verklaringen zijn een drie vormen van bewijsvoering te onderscheiden. Elke vorm kent zijn eigen werkwijze ten aanzien van het vaststellen van de uitgiftedatum en de geldigheidstermijn.

1. 'Officiële' verklaringen

Officiële verklaringen zijn verklaringen die worden uitgegeven door formele instanties. Voorbeelden hiervan zijn een KvK-verklaring of een Loonbelastingverklaring van de Belastingdienst. Bij officiële verklaringen is de uitgiftedatum die ingevoerd moet worden de datum waarop de instantie de verklaring heeft uitgegeven. Deze datum staat doorgaans vermeld op het betreffende document. De geldigheidstermijn die bij deze datum wordt opgeteld om te komen tot de einddatum van de geldigheid, wordt bepaald door de inkopende organisatie. Bij bijvoorbeeld een Loonbelastingverklaring is dit vaak 6 maanden.

2.  'Niet officiële' verklaringen

Onder niet officiële verklaringen worden verstaan; verklaringen die zijn opgesteld door de inkopende organisatie zelf (en niet door een formele instantie). Voorbeelden hiervan zijn een door de inkopende organisatie opgestelde ‘Verklaring akkoord inkoopvoorwaarden’, een ‘Verklaring hygiëne protocol’ of een ‘Gedragscode’. Van leveranciers wordt verwacht dat zij zich akkoord verklaren met de inhoud door de verklaringen te ondertekenen en toe te voegen aan SRM.

De uitgiftedatum die moet worden ingevoerd is de datum waarop de leverancier de verklaring heeft ondertekend. Deze datum wordt doorgaans ook door de leverancier op het betreffende document ingevuld. De geldigheidstermijn die bij deze datum wordt opgeteld om te komen tot de einddatum van de geldigheid, wordt bepaald door de inkopende organisatie. Bij bijvoorbeeld een ‘Verklaring akkoord inkoopvoorwaarden’ is dit veelal twee jaar.

3.  ‘Eigen systeem’ verklaringen

Eigen systeem’ verklaringen komen voor wanneer een leverancier op een bepaald gebied, bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement, niet beschikt over een formeel gecertificeerd systeem (bijv. ISO9001) maar over een ‘eigen systeem’. Het ‘eigen systeem’ bestaat vaak uit een set van documenten waaruit blijkt dat een leverancier op een bepaald terrein activiteiten ontplooit die gelijkwaardig zijn aan formeel systeem als ISO9001. Een ‘eigen systeem’ kent geen formele start- en einddatum qua geldigheid (er is immers geen instantie die de geldigheid vaststelt). In plaats van een formeel certificaat wordt door de leverancier veelal een set van documenten toegevoegd, al dan niet voorzien van een ondertekend begeleidend schrijven.

Bij een ‘eigen systeem’ verklaring is de uitgiftedatum de datum waarop de leverancier de bewijsvoering toevoegt aan SRM of in geval van een begeleidend schrijven de datum waarop dit ondertekend is. De geldigheidstermijn die bij deze datum wordt opgeteld om te komen tot de einddatum van de geldigheid, wordt bepaald door de inkopende organisatie. In geval van bijvoorbeeld een eigen kwaliteitssysteem is dit de periode dat een ISO-certificaat gemiddeld geldig is. Op de betreffende einddatum wordt de leverancier geacht een nieuwe versie van de ‘eigen systeem’ verklaring toe te voegen. Naast kwaliteitsmanagement kunnen ‘eigen systeem’ verklaringen ook van toepassing zijn op terreinen als veiligheids­management, milieumanagement of informatie­beveiliging.

Notificaties

Om interne en externe betrokkenen op de hoogte te houden van de actuele geldigheid van de diverse verklaringsdocumenten worden zij op de onderstaande wijze geïnformeerd door middel van een notificatie.

Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de leverancier geacht wordt 2 weken voor het verlopen van de geldigheid de betreffende verklaring te vernieuwen. In onderstaande toelichting wordt dit de 'gewenste vernieuwdatum' genoemd. De achtergrond hiervan is dat de inkopende organisatie ook de tijd moet hebben om de toegevoegde verklaring te controleren. 

Vendor manager notificatie

• 1 maand voor verlopen verklaring - notificatie binnen SRM

• Op de dag dat de geldigheid van de verklaring afloopt - notificatie binnen SRM

• 2 weken na verlopen geldigheid verklaring - notificatie binnen SRM

• Dagelijks overzicht 'niet gelezen' notificaties - via e-mail

Leverancier contactpersoon notificatie

• 1 maand voor verlopen verklaring

• 1 dag voor de gewenste vernieuwdatum

• 1 dag na de gewenste vernieuwdatum

• 1 week na de gewenste vernieuwdatum