Dit document bevat een nadere uitleg over de achtergronden en werking van de functionaliteit ‘Kwalificaties’ binnen SRM.
Achtergrond
Uitdagingen
Wat is een kwalificatie?
Evaluatie
Notificaties
Achtergrond
Inkopende organisaties willen steeds vaker leveranciers formeel kwalificeren voordat een relatie wordt aangegaan. Als proces komt dit regelmatig terug in het inkoopbeleid van een organisatie. In welke vorm kwalificatie terugkomt verschilt per organisatie. Het kan gaan om kwalificatie van de belangrijkste (bijv. de top 50) leveranciers, om een generieke kwalificatie van alle leveranciers of een vorm van kwalificatie specifiek gericht op nieuwe leveranciers. Ongeacht de vorm is het doel veelal ‘het vaststellen of een leverancier voldoet aan een aantal minimale eisen’ die de inkopende organisatie hanteert voor een dergelijke leverancier.
De eisen die worden gesteld kunnen sterk verschillen per leverancier. Je kwalificeert een leverancier voor een ‘kleine eenmalige aankoop’ anders dan een aannemer waarmee je frequent samenwerkt in grote projecten. Dit uit zich meestal ook in de bewijsvoering die leveranciers moeten overleggen. Deze varieert van het beantwoorden van een paar simpele vragen tot een breed scala aan certificaten en keurmerken.
Uitdagingen
Het lastige aan kwalificeren is dat iedereen het doorgaans op zijn ‘eigen manier’ doet. Er is geen vast proces en het ontbreekt bij veel organisaties aan standaardisatie van de inhoud. Daardoor is het vaak niet helder of en op basis van welke criteria leveranciers gekwalificeerd zijn. Daarnaast is het terugvinden van informatie vaak een probleem. Vragenlijsten zitten in fysieke dossiers of staan lokaal op een pc en zijn daarmee beperkt toegankelijk.
Bovengenoemde maakt dat het inzicht in uitgevoerde kwalificaties beperkt is en dat het actueel houden van informatie een lastige opgave is. De functionaliteit ‘Kwalificaties’ binnen SRM richt zich op het oplossen van deze problematiek.
De elektronische kwalificatieformulieren binnen SRM stellen organisaties in staat een gestandaardiseerd digitaal proces rondom het kwalificeren van leveranciers op te zetten. Met als resultaat: actueel inzicht in hoeverre uw leveranciers 'compliant' zijn met de eisen die uw organisatie stelt.
Wat is een kwalificatie?
Een kwalificatie is een elektronische vragenlijst waarmee informatie ten behoeve van het kwalificeren van leveranciers wordt opgevraagd en geëvalueerd. Een kwalificatie kent hoofdstukken en vragen. Een hoofdstuk bevat doorgaans vragen over een bepaald onderwerp (bijv. Productinformatie, Financiën of Duurzaam ondernemen). Een kwalificatie is een gestandaardiseerd document dat idealiter in het verlengde ligt van het inkoopbeleid van de organisatie. Het is voor individuele inkopers of vendor managers niet mogelijk de inhoud van een kwalificatievragenlijst aan te passen.
Wel kunnen binnen SRM verschillende typen kwalificaties worden aangemaakt. Dit biedt de mogelijkheid leveranciers, afhankelijk van bijvoorbeeld inkoopvolume of type, op gepaste wijze te kwalificeren. Door een kwalificatie te koppelen aan een leverancier wordt de betreffende kwalificatie relevant voor een leverancier.
Evaluatie
Bij de evaluatie van een kwalificatie spelen twee aspecten een rol. Het eerste betreft de inhoudelijke beoordeling van de kwalificatie. Het tweede betreft de geldigheid van de evaluatie.
Inhoudelijke beoordeling
De inhoudelijke beoordeling start na indiening van de kwalificatie. Op basis van de ontvangen antwoorden vormt de vendor manager zich een oordeel over de kwalificatie. Het oordeel betreft de kwalificatie als geheel en kan positief zijn (Goedgekeurd) of negatief (Afgewezen). De gedachte hierachter is dat het doel is om vast te stellen of een leverancier voldoet of niet voldoet (een beetje voldoen bestaat niet). Het heeft daarmee geen zin om bijvoorbeeld per hoofdstuk te beoordelen.
Geldigheid
Bij de evaluatie van een kwalificatie kan worden aangegeven tot wanneer de kwalificatie geldig is. Het verstrijken van deze datum is de trigger dat de leverancier de huidige of een aangepaste versie van de kwalificatievragenlijst opnieuw dient in te vullen of dient te actualiseren. Op deze manier kan de geldigheid van kwalificaties bewaakt worden.
Het heeft de voorkeur om per periode te werken met een nieuwe kwalificatie. Doe dat ook wanneer de kwalificatie inhoudelijk niet of nauwelijks wijzigt ten opzichte van de voorgaande periode. Hierdoor wordt een historie opgebouwd van de ingediende kwalificaties. Dat gebeurt niet als bestaande kwalificaties aangepast en vervolgens geactualiseerd worden. In dat geval is altijd alleen de laatste actuele versie zichtbaar.
Notificaties
Om interne en externe betrokkenen op de hoogte te houden van belangrijke activiteiten rondom kwalificaties worden zij op de volgende wijzen geïnformeerd:
Vendor manager
• Bevestiging indiening – notificatie binnen SRM
• Bevestiging indiening – dagelijks overzicht relevante notificaties – via e-mail
• Bevestiging indiening – onderdeel van totaaloverzicht van notificaties binnen SRM
Leverancier contactpersoon
• Herinnering indiening – 1 dag voor verlopen datum indiening – via e-mail
• Bevestiging indiening – via e-mail
• Uitkomst beoordeling (optioneel) – via e-mail