Binnen het tabje Inhoud kan een inkoper door middel van verschillende elementen een offerte aanvraag creëren. In Mercell Source-To-Contract maken we de splitsing tussen Vragenlijsten en Prijscomponenten. Een productlijst kan aangemaakt worden in een prijscomponent en is een slimme manier om de prijsspecificatie van de aanbieder op te vragen. U kunt deze productlijst ook koppelen met het Prijselement, zodat er geen handmatige actie meer nodig is en fouten dus worden geminimaliseerd.
Aanmaken van een productlijst
- U dient allereerst te kiezen voor een Advanced vragenlijst en vervolgens Prijs component toevoegen. Deze optie krijgt u wanneer u in een lege vragenlijst klikt op Toevoegen. Er wordt een vragenlijst aangemaakt die Mercell Source-To-Contract herkent als een prijs component.
- Wanneer u klikt op deze vragenlijst, ziet u dat er twee vragen standaard zijn toegevoegd, namelijk: Prijs en Prijsbijlage. Hiermee kunt u werken wanneer u een totaalprijs en een prijsbijlage wilt opvragen bij de aanbieders.
- Klik hier op Toevoegen. U ziet hier de optie Productlijst. Wanneer u hierop klikt, krijgt u de optie om een nieuwe productlijst te starten óf deze te importeren vanuit een Excel file. Voor nu klikken we op Samenstellen in Mercell Source-To-Contract.
Ontwerpen van een productlijst
- U heeft een productlijst geselecteerd als element. Deze ziet u staan in de vragenlijst. Klik op dit element. Er opent een pop-up met een paarse kop.
- Standaard worden er vijf kolommen aangemaakt. In kolom C: Prijs ziet u aan de rechterkant een vrachtauto staan. Dit is de indicator dat deze kolom ingevuld moet worden door de aanbieder. Kolom D: Totaal wordt berekend.
- Wanneer de standaard prijslijst niet toereikend is, kunt u zelf kolommen en rijen toevoegen. Klik hiervoor op het + teken in de onderstaande rij, of in de meest rechter kolom. Kies vervolgens voor Tekst, Numeriek, Valuta of Formule.
- Wanneer u kiest voor Formule, dan wilt u een kolom laten berekenen door de software. De standaardkolom D: Totaal is zo'n berekend veld.
- Om de instellingen van kolom D: Totaal te bekijken/wijzigen, gaat u met uw muis over de naam heen. Er verschijnt aan de rechterkant een knop met drie puntjes. Klik hierop om vervolgens op Kolom instellingen te klikken.
- U ziet onder Formule de mogelijkheid om zelf een formule te creëren. Dit kunt u doen door op de icoontjes te klikken die hieronder staan. Dit zijn alle beschikbare elementen die u kunt gebruiken om de formule naar wens in te vullen.
- Tot slot ziet u helemaal onderin onder elke kolom een gevulde danwel lege cel. U kunt per kolom bepalen of u de Totale som of het Gemiddelde wilt zien door op deze cel te klikken en de instellingen aan te passen. U kunt hierin ook aangeven welke som (of gemiddelde) leidend is voor u, als inkoper. Dit noemt Negometrix Berekening gemarkeerd als resultaat van de productlijst.
Koppelen van een productlijst met het prijselement in de vragenlijst
- Hiervoor is een kolom aangeduid als resultaat. Deze kolom is leidend voor de eindprijs. Op dit moment is de productlijst slechts nog een bijlage bij de totale prijs. Het Prijselement is immers nog steeds een zelf in te vullen veld (door de aanbieder). Om de productlijst leidend te maken voor de totale prijs, gaan we deze twee elementen koppelen. Ga hiervoor naar het prijselement. Deze ziet er vaak zo uit.
- Wanneer u klikt op het tandwiel aan de rechterkant, gaat u naar de instellingen van dit element. U ziet dat u nu twee opties heeft hoe u de prijs wilt ontvangen:
- Aanbieders vullen één prijs in. (De aanbieder vult hier zijn totaalprijs in. Dit element is leidend ten opzichte van een eventuele productlijst)
- Een formule gebruiken op basis van een productlijst in Mercell Source-To-Contract. (De aanbieder ziet dit element wel, maar kan deze niet invullen. Dit element wordt namelijk gevuld aan de hand van de productlijst in combinatie met eventueel een formule)
- Klik op het turquiose veld met naam van uw productlijst. Het prijselement wordt nu gevuld door het totaal van de productlijst. Dit is het Resultaat van de productlijst. (Zie hiervoor het laatste punt bij Ontwerpen van een productlijst)
- De productlijst is nu gekoppeld met het prijselement in de vragenlijst.
Belangrijk:
- U kunt ook direct een rij of kolom invoegen tussen twee bestaande kolommen in. Klik hiervoor op de Instellingen knop van een bestaande rij of kolom en geef aan waar je de rij of kolom wil invoegen.